Všechny organizace se dnes snaží o větší efektivitu, a to většinou digitalizací svých procesů. K jednomu z takových projektů tohoto roku patří i Aplikace na schvalování faktur pro Nadaci Via. Nadace Via je nezávislá nadace, která pečuje o svoje okolí a o ty, kteří darují druhým. Nabízí programy pro aktivní děti i dospělé. Především ale Nadace Via provozuje známou platformu online dárcovství Darujme.cz.
Aplikace na schvalování faktur byla vybudována zajímavou a poměrně novou kombinací technologií od společnosti Microsoft. Jako úložiště záznamů byl použit Sharepoint Online a pro doplnění automatizační logiky byl použit nástroj Power Automate. Aplikace pokrývá základní činnosti procesu schvalování faktur:
- Podpora procesu začíná zadáním došlé faktury a jejích klíčových atributů do seznamu faktur ke schválení.
- Uživatel má možnost nejen přiložit sken faktury, ale může připojit i další dokumenty, jako např. objednávku.
- Následuje proces schvalování, kdy je schvalovateli odeslána emailová notifikace s jednoduchou možností schválení/neschválení faktury kliknutím na tlačítka v e-mailu.
- Po schválení faktury je automaticky vygenerován nový záznam do tabulky schválených faktur a program vytvoří průvodní dokument ve formátu PDF, který obsahuje jak klíčové údaje z faktury (“košilka”), tak další připojené dokumenty, jako objednávka.
- Všechny informace a související dokumenty se ukládají do prostředí Sharepoint a jsou rozčleněné dle kalendářních let.
- Automatizace je doplněna o emailové notifikace dle potřeby.
Příklad vizuální tvorby automatizace procesu v Power Automate:
