Chceme ubezpečit naše zákazníky, že přestože jsme kompletně přešli do režimu „home office“, tak pro vás pracujeme prakticky stejně, jako kdybychom byli ve svých kancelářích. Umožňují nám to současné komunikační a informační technologie, které používáme a které můžeme pochopitelně poskytnout i Vám.
Pokud bychom měli hledat vůbec nějaké pozitivum na této době, tak je to právě internet a technologie, které pomáhají při práci a aktuální tlak na zrychlenou adopci moderních nástrojů. Samozřejmě, pokud fungují. Právě teď všechny tyto technologie procházejí extrémní zatěžkávací zkouškou, protože většina komunikace a sdílené práce znalostních zaměstnanců se přesouvá do virtuálního prostoru.
Dovolujeme si Vám nasdílet prvních několik tipů, které nám pomáhají zůstat produktivní online.
Webový přístup ke všem klíčovým informacím a aplikacím je základ.
Náš firemní informační systém je složen z několika částí. Část je již delší dobu v cloudu (Office 365 – el. pošta, dokumenty, firemní chat, interní sociální síť Yammer využívaná hlavně pro nejrůznější oznámení a sdílení nestrukturovaných informací, BI – průběžné ekonomické výsledky v prostředí Power BI). Další část systémů je sice instalována v naší serverovně, ale je přístupná odkudkoliv díky VPN. Výrazně jednodušší je pracovat s aplikacemi, které jsou webové. Naštěstí je jich už také dost (Dynamics CRM, docházkový systém OR-CZ, část funkčností Orsoft Open (schvalování objednávek, cestovní příkazy). Spouštět klasickou C/S aplikaci Orsoft Open při současných obvyklých parametrech internetového připojení ale také lze bez problémů. Námi oblíbená a již dlouho používaná bezplatná Open VPN zajistí potřebnou bezpečnost. Např. schválení objednávky v Open web:
Přesměrování telefonů díky „virtuálním SIM“ kartám.
Na zajímavý problém jsme narazili při řešení co udělat s pevnými telefonními linkami. Naše ústředna není žádný výkřik poslední doby a tak její možnosti jsou omezené. Nicméně nastavit přesměrování jednotlivých linek na jiný, třeba i mobilní, telefon je samozřejmě možné. Co ale když se budou operátoři střídat? Přeci nebude někdo chodit do firmy aby měnil parametry přesměrování! Problém jsme vyřešili následujícím trikem: přesměrování pevných linek vede na nepřiřazená mobilní telefonní čísla, které máme pro různé případy od našeho operátora „navíc“. Na webovém portálu operátora pak je snadné operativně přesměrovávat tato pomocná čísla (říkáme jim trochu nepřesně „virtuální SIM“: sice fyzicky existují ale nejsou zasunuty do žádného přístroje) na skutečné příjemce hovorů. K tomu jsme přidali ještě kus kódu a skriptů v Linuxu a informace o voláních – včetně nepřijatých – si navíc necháváme ústřednou posílat do e-mailu.
Schůzky jsou nyní online, virtuální
Porady a koordinace týmů nemůže přestat ani v době, kdy každý z nás sedí fyzicky jinde. Mobilní telefon postačí pro komunikaci dvou osob. Schůzku více lidí ale vyřešit nemůže. Proto jsme nyní porady přesunuli do online prostředí Microsoft Teams. Toto základní prostředí pro týmovou práci, které dnes Microsoft nabízí, v sobě integruje celou řadu nástrojů, dříve běžících tak trochu vedle sebe. Základem je ale integrace týmu, jeho komunikace, dokumentů, úkolů a aplikací na jedno místo. Porada vedení tak i u nás probíhala společnou online diskusí nad sdíleným a v té chvíli zobrazovaným dokumentem se zápisem z porady. Záznam porady lze dokonce zaznamenat jako uložené video a vrátit se k němu později.
Outlook Online už je lepší než klasický Outlook
V poslední době se nám někdy zdá, že desktopový Outlook poměrně hodně vytěžuje procesor počítače. Vyzkoušeli jsme proto webový Outlook a brzy jsme přišli na to, že toto cloudové prostředí může být první volbou. Je dnes první, kam se dostávají nové funkce a i svou architekturou je to pro některé scénáře vhodnější prostředí. Představme si např. situaci, kdy potřebujeme sledovat více e-mailových schránek najednou a přitom je nemáme přesměrované do jediné. Zatímco v desktopovém Outlooku to znamená manuální přecházení mezi jednotlivými složkami a jejichž načtení někdy docela dlouho trvá, ve webovém prostředí můžeme mít otevřených paralelně několik e-mailových účtů v záložkách vedle sebe. Červená tečka – symbol nového mailu v inboxu – pak vizuálně upozorňuje o novinkách.
Mezi drobná ale vítaná vylepšení patří lepší přístup k přílohám – jsou dostupné už v seznamu e-mailů! – ale i např. propojení na LinkedIn, což uvítají hlavně obchodníci a personalisté. Potěší i „dark mode“.
Sdílení plochy pomocí Rychlého pomocníka ve Windows 10
Při poskytování podpory – ať už k zákazníkům nebo v rámci firmy – je často potřeba dostat se na plochu počítače uživatele a vidět, případně zasáhnout v dané situaci. Řešení TeamViewer, které využíváme, je skvělé ale není levné a jsou situace, kdy počet nakoupených licencí v dané kritické chvíli dojde. Co s tím? Pro Windows 10 je tu naštěstí k dispozici okamžité bezplatné řešení – funkce Rychlý pomocník (Quick Assist).
Jeho použití je velmi jednoduché – obě strany si tento program ve Windows spustí, jen strana poskytovatele podpory musí být přihlášena k účtu Microsoft (k firemnímu účtu v Office 365 nebo alespoň bezplatnému Microsoft Account). Strana poskytovatele podpory totiž v té chvíli získá bezpečnostní kód relace (6místné číslo) a nadiktuje jej uživateli, který na podporu čeká. Po zadání dojde ke spojení a pomoc je tu.
Telefonování bez mobilu v ruce díky aplikaci Váš telefon
Máte-li plné ruce práce s odbavováním hovorů na mobilním telefonu, ruce na klávesnici a zároveň často komunikujete s kolegy přes Teams nebo Skype, znamená to neustále měnit sluchátka nebo mít blokovanou jednu ruku. Ve Windows 10 ale opět existuje řešení v podobě aplikace Můj telefon, díky níž lze spojit telefon s počítačem pomocí Bluetooth a na veškerá volání pak používat pouze sluchátka spojená s počítačem. Ten se stává de facto tím samým, co handsfree v autě.
