Přechod na nový ERP systém může být buď noční můrou, nebo cestou k efektivitě. Ve společnosti Kayser Filtertech se rozhodli pro inovaci a své finanční účetnictví povýšili na novou verzi OR-SYSTEM Open. Nebylo to jen o výměně softwaru – byla to výzva, která přinesla i cenné lekce a užitečné inovace.
Společnost Kayser Filtertech Czech Republic s.r.o. se zabývá výrobou filtračních prvků a médií pro průmyslovou filtraci plynů a kapalin.
Výchozí situace: Starý systém, nové požadavky
Původní účetní systém už přestával stačit. Rostoucí objem dat, potřeba automatizace a tlak na efektivitu ukázaly, že je čas na změnu. Jako v každé firmě ale platilo, že účetnictví není něco, co můžete jednoduše vypnout a znovu zapnout s novým systémem. Klíčovou výzvou se ukázala práce se saldokontem – každá firma má své specifické procesy a převod do nového prostředí musí být bezbolestný.
Řešení: Digitalizace a automatizace v akci
V říjnu 2024 proběhl přechod na OR-SYSTEM Open. Převod dat proběhl bez větších problémů a po implementaci už jen následovaly kosmetické úpravy podle potřeb uživatelů. Hlavní novinky ale nebyly jen kosmetické úpravy:
✅ Workflow pro schvalování faktur – Nastavení proběhlo hladce a přineslo vyšší kontrolu i komfort uživatelům, kteří nyní mohou faktury schvalovat i ve webovém rozhraní.
✅ AI vytěžování faktur (ROSSUM AI) – Faktury se do systému dostávají automaticky, čímž se minimalizuje manuální práce. Uživatelé mohou ručně doúčtovat faktury nebo je nechat automaticky spárovat podle nastavených pravidel.
✅ Import avíz z bankovních výpisů – Mateřská firma v Německu posílá avíza v Excelu, která nyní lze automaticky importovat do systému a generovat odpovídající platby.
Klíč k úspěchu? Komunikace.
Jakákoliv změna systému přináší obavy. Co rozhodlo o úspěchu tohoto projektu?
🔑 Otevřená komunikace s uživateli – Aktivní spolupráce mezi Kayser Filtertech a ORTEX pomohla předejít problémům.
🔑 Postupné ladění systému – Místo velkých zásahů po spuštění probíhala kontinuální optimalizace podle reálných potřeb.
🔑 Automatizace tam, kde dává smysl – Integrace AI a automatizovaných procesů ulehčila práci účetnímu oddělení.
A co dál?
Zavedení nového účetního systému je jen začátek. Nyní přichází období optimalizace a hledání dalších příležitostí, jak systém využít naplno. Díky úspěšné implementaci v oblasti účetnictví má Kayser Filtertech pevné základy pro další digitalizaci.