Nasazování nového modulu Mzdy Open jsme zahájili v posledním čtvrtletí minulého roku a od té doby jsme nový mzdový modul úspěšně implementovali již u desítek zákazníků z podnikatelské i rozpočtové sféry. Většinu našich zákazníků ale tento krok teprve čeká. Abychom vám přechod co nejvíce usnadnili, připravili jsme přehled hlavních kroků tohoto procesu.
Jak probíhá přechod z původních Mezd v systému Orsoft na nové Mzdy v Orsoft Open?
1. Analýza aktuálních potřeb zákazníka
Prvním krokem je stručná analýza současného využívání podsystému Mzdy. Konzultant se zákazníkem během osobní či vzdálené schůzky projde všechny oblasti zpracování mezd a společně identifikuje případné rozdíly oproti standardnímu nastavení, například ve výpočtu složek mzdy, zaúčtování nebo importu dat.
2. Prováděcí projekt na převod dat a nastavení
Provedenou analýzu konzultant dokumentuje stručným prováděcím projektem, který zohlední specifické požadavky dané organizace.
3. Nastavení parametrů pro přechod na Mzdy Open
Konzultant následně nastaví parametry softwaru dle výsledků analýzy a projektu tak, aby výpočet mezd odpovídal potřebám zákazníka. Tato fáze je časově nejnáročnější a obvykle trvá 4 až 9 hodin, v závislosti na složitosti požadavků konkrétního zákazníka.
4. Implementace u zákazníka
Přechod na nové mzdy probíhá v dohodnutém termínu, ideálně po výpočtu mezd v původním systému, ale ještě před uzavřením daného kalendářního měsíce. Nejprve spolu s konzultantem projdete specifika výpočtu, následně si vyzkoušíte práci s novým systémem Orsoft Open. Pod dohledem konzultanta provedete zpracování mezd a následné porovnání výsledků. Pokud se objeví rozdíly, budou co nejrychleji analyzovány a opraveny. Po odsouhlasení výsledků se již může měsíční uzávěrka provést v novém systému. Celý proces trvá přibližně 4 až 6 hodin a může probíhat osobně nebo vzdáleně.
Klíčové oblasti pro úspěšný převod na Mzdy Open
Z našich dosavadních zkušeností jsme identifikovali několik oblastí, na které je třeba se při přechodu na Mzdy Open zaměřit důkladněji:
- Výpočet prémií
- Prémie jsou důležitou motivační složkou zaměstnanců, a proto jsme při vývoji systému prováděli průzkum u zákazníků, aby software pokryl nejrůznější způsoby jejich výpočtu. I přesto se v praxi objeví specifické případy, které je třeba individuálně dořešit.
- Zaúčtování mezd
- V oblasti zaúčtování došlo k významným změnám, zejména u rozpočtových organizací, kde se používá mnoho účetních dimenzí a složitější účetní kontace. Proto klademe důraz na správné nastavení parametrů pro zaúčtování.
- Import z docházky
- Při přechodu je třeba dbát na správný import dat z docházkových systémů, kterých máme napojenou celou řadu. Formáty pro datový import byly omezeny pouze na csv, txt a xml, což může vyžadovat úpravy na straně zákazníka.
- Export do externího účetnictví
- Pokud zaúčtování mezd provádíte v jiném účetním systému než Orsoft Open nebo OR-SYSTEM Open, je třeba tuto situaci při převodu
Zkušenosti s převodem na nové Mzdy Orsoft Open
Přechod na nové mzdy je snadnější než u jiných modulů Orsoft Open. Pomáhá tomu skutečnost, že některé části systému Mzdy Open byly již dříve dostupné v původním řešení Orsoft a datový model se postupně sjednotil. Díky tomu nejsou nutné konverze dat. Převod lze provést kdykoliv během kalendářního roku, s výjimkou období ročních uzávěrek. Termíny převodů jsou plánovány s ohledem na potřeby zákazníků a kapacity našich konzultantů.
A teď dva konkrétní příklady
- Určitě znáte firmu Charvát a.s. – pokud jste fanoušky pardubického hokeje, jejich logo nemůžete přehlédnout na dresech hráčů! Tento významný zákazník se pustil do přechodu na Mzdy Open, a to i přes složité nastavení mzdových výpočtů. Naštěstí díky skvělým vztahům a pozitivnímu přístupu mzdové účetní šlo všechno jako po másle. Pomohla i předchozí zkušenost s Personalistikou Open – a tak zde platilo: když se chce, všechno jde.
- Město Chrast čelilo složitému nastavení účetnictví, ale všechno jsme zvládli nastavit rychle a bez problémů. Co vypadalo jako tvrdý oříšek, se nakonec rozlousklo snadno a vše skvěle funguje!
Nyní máme před sebou i některé zcela nové implementace ale s převody nechceme polevit, protože naším cílem je dosáhnout 100 % zákazníků v novém systému během roku 2025.