Data vznikají již v Outlooku? Ale samozřejmě!
ORTEX tvoří doplňky Outlooku pro digitalizaci obchodních procesů
V dnešním rychle se rozvíjejícím digitálním světě je efektivita a automatizace klíčem k úspěchu každého podniku. Chytrá řešení automatizace opakujících se činností budou rozhodovat o efektivitě a úspěchu. ORTEX vytvořil jedno takové řešení pro zákazníka SAPELI – doplněk Outlooku, který umožňuje rychlou digitalizaci procesů akceptace nabídky zákazníkem (přijetí objednávky) nebo reklamace a její automatické vložení do ERP systému OR-SYSTEM Open. V tomto článku si přiblížíme výhody tohoto inovativního rozšíření a zamyslíme se nad dalšími možnými scénáři, které by ORTEX mohl dále nabídnout.
Odhalení potenciálu Outlooku
Outlook je jedním z nejpoužívanějších e-mailových klientů na světě, a mnoho uživatelů tráví v tomto prostředí obrovské množství času. Přestože je primárně zaměřen na správu e-mailů a kalendářů, může být využit i pro další úkoly, jako je zpracování nabídek, objednávek apod. Díky doplňku Outlooku se tento proces stává mnohem snadnějším, efektivnějším a automatizovaným.
Výhody doplňku Outlooku od ORTEXu pro SAPELI
- Rychlá digitalizace procesu potvrzení nabídky: S doplňkem od ORTEXu mohou zaměstnanci SAPELI rychle a snadno ukládat akceptované nabídky do ERP systému přímo z Outlooku. To výrazně zkracuje dobu potřebnou pro přenos informací z e-mailového systému do ERP systému.
- Automatické založení do OR-SYSTEM Open: Doplněk rozpozná číslo nabídky nebo umožní jeho vložení uživatelem a poté se postará o automatické přiložení přílohy přímo do OR-SYSTEM Open, což eliminuje manuální práci a snižuje riziko chyb.
- Zvýšení efektivity: Díky možnosti pracovat s potvrzením obchodní transakce přímo v prostředí Outlooku nemusí zaměstnanci SAPELI přepínat mezi různými aplikacemi a okny, což vede k výraznému zvýšení jejich efektivity a produktivity.
- Snadná integrace: Doplněk Outlooku je snadno integrovatelný do stávajícího prostředí zákazníka, funguje v jeho desktopové i cloudové verzi a nevyžaduje žádné složité technické úpravy.
Další možné scénáře pro rozšíření Outlooku
- Integrace CRM systému: Již je k dispozici další doplněk, který umožňuje integraci systému Open CRM přímo do Outlooku. Zatím slouží k plnění historie komunikace, ale do budoucna by mohl uživatelům umožnit i další činnosti v CRM, aniž by museli přepínat mezi různými aplikacemi.
- Přijetí poptávky nebo objednávky: tyto první kroky v průběhu obchodního případu velmi často začínají v Outlooku. Jedná se tedy o jeden z prvních procesů, kde by se dalo uvažovat o efektivní digitalizaci a zjednodušení.
- Správa úkolů a projektů: Dalším potenciálním scénářem je rozšíření Outlooku o funkce správy úkolů a projektů. Zaměstnanci by tak mohli v jednom prostředí sledovat a spravovat své úkoly a projekty, což by opět zvýšilo jejich efektivitu a organizaci.
- Zakládání požadavků do interních helpdesků: větší organizace zpravidla již mají interní systém pro správu požadavků. E-maily v Outlooku stále tvoří velmi významný komunikační kanál, kudy takové požadavky přicházejí a integrace by velmi ušetřila čas.
- Přijímání žádostí od uchazečů o zaměstnání, jejich sdílení a začátek procesu výběru uchazečů.
Doplněk Outlooku od ORTEXu pro zákazníka SAPELI je dalším příkladem inovace a automatizace, která usnadňuje a zrychluje každodenní pracovní procesy. S výhodami, jako je rychlé zpracování úspěšné nabídky nebo přijetí reklamace a jejich automatické založení do ERP systému, je tento doplněk v této firmě již nepostradatelným nástrojem. ORTEX navíc přemýšlí i nad dalšími možnými scénáři, které by mohly pomoci zaměstnancům ve správě zákaznických vztahů, úkolů, projektů aj.
Můžeme splnit i vaše další specifická přání a požadavky na automatizaci, doplněk Outlooku umíme udělat zcela na míru. S takovými inovacemi se Outlook může stát ještě větším pomocníkem při zvýšení produktivity a úspěchu podniku.
Doplněk Outlooku otevřený vpravo na pracovní ploše Outlooku:
