Společnost Havlík OPAL s.r.o. sídlí na severní Moravě a mnozí možná znáte její chutné výrobky – slané tyčinky tzv. „Havlíkovky“ se sympatickým sloganem “V zajetí chuti”. S výrobou, prodejem i řízením financí pomáhá společnosti náš informační systém Orsoft Open. V nedávné době došlo při implementaci Finančního účetnictví Open k řadě inovací, které přispěly k efektivnější práci v této oblasti.
Využití umělé inteligence Rossum.AI
Pro vytěžování došlých faktur bylo nasazeno integrované řešení využívající umělou inteligenci – řešení Rossum.AI. Tento modul umožňuje počítačové rozpoznávání a „vytěžení“ došlých faktur. Odpadá tak jejich ruční pořizování, což zjednodušuje a zrychluje celý proces zpracování těchto dokladů.
Jak tento proces funguje? Když přijde faktura ve formátu PDF do e-mailu, je odeslána do Rossum.AI, kde je zpracována (tzv. vytěžena). Výsledek je zapsán do Orsoft Open do Finančního účetnictví jako nový doklad. Většina faktur je správně rozpoznána a může pokračovat do dalšího zpracování. Pokud dojde při vytěžování některé faktury k problému, může uživatel lehce zasáhnout. V Rossum.AI, přímo na obrázku faktury, lze označit nerozpoznané pole a určit, o jaké pole se jedná. Rossum.AI si tyto opravy do budoucna zapamatuje a další zpracování podobných faktur již probíhá bez problémů. Využití této nové technologie zvyšuje významně produktivitu práce v oblasti pořizování došlých faktur a šetří práci účetním, které se místo opisování dat mohou věnovat kvalifikovanějším činnostem.
Schvalování došlých faktur s využitím workflow
Na vytěžení došlých faktur navazuje jejich schvalování. Ve společnosti Havlík OPAL probíhá schvalování rozdílně pro tzv. výrobní faktury a pro kancelářské faktury. Každý z těchto „schvalovacích oběhů“ má své zodpovědné pracovníky, kteří fakturu pořizují, rozúčtují a nakonec schvalují. Na základě požadavků zákazníka byly ve workflow nadefinovány pracovní postupy, podle kterých schvalování faktur automaticky probíhá. Při implementaci byly tyto postupy ověřeny v praxi a zároveň byl na míru vytvořen report Likvidační lístek faktury (tzv. košilka). Nový způsob schvalování faktur omezuje papírování, umožnuje společnosti Havlík OPAL s.r.o. lépe monitorovat a kontrolovat náklady a tím i udržet výdaje pod kontrolou a zvýšit efektivnost provozu firmy.